Managementul documentelor

Awesome Image

Modulul Document management este o aplicaţie pentru managementul documentelor şi al fluxurilor de date care permite gestionarea informaţiilor din cadrul unei organizaţii. Programul este pregătit pentru a fi exploatat pe orice platformă care suportă conectivitate prin intermediul unui browser de web, cât şi prin intermediul unei aplicaţii native Windows.
Partea de web a aplicaţiei este accesibilă folosind diferite sisteme de operare. Serverul de web nu este dependent de sistemul de operare. Interfaţa Windows a aplicaţiei oferă toate avantajele personalizării specifice unor aplicaţii Windows.
Sistemul este pregătit să suporte operaţii de consolidare şi transferul datelor de la operatorii locali la operatorii centrali şi parte din bazele de date şi informaţii se vor replica pe serverul central. O parte din ele nu se vor replica integral, ci parţial restul informaţiilor rămânând să fi transferate la cerere. Problema replicării tuturor informaţiilor nu se poate pune, deoarece dosarele conţin un număr foarte mare de documentaţii şi specificaţii, ceea ce presupune ca serverul central de la headquarters să fie foarte mare şi să aibă unităţi suplimentare de stocare de date.

Obiectivul aplicației

Managementul documentelor urmăreşte creşterea eficienţei procesului managerial-decizional prin obţinerea informaţiilor necesare, în timp real, la toate nivelele: strategic, funcţional şi operaţional.

Obiectivele specifice ale modulului Managementul documentelor sunt:

  • Gestiunea şi prelucrarea documentelor interne şi externe dintr-o instituţie;
  • Reducerea eforturilor financiare interne;
  • Creşterea eficienţei instituţiei prin creşterea vitezei de răspuns la cererea solicitanţilor şi încadrarea în termene;
  • Posibilitatea intrării documentelor prin diferite porţi (intrări: registratură, cabinet preşedinte etc.);
  • Personalizarea managementului aplicaţiei şi documentelor;
  • Introducerea documentelor din diferite medii;
  • Urmărirea în timp real a stadiului de prelucrare a unui document;
  • Reducerea timpului de introducere al unui document;
  • Formulare de intrare tipizate;
  • Securitatea documentelor;
  • Accelerarea prelucrării documentelor şi luării deciziilor;
  • Crearea unei agende personalizate a utilizatorului;
  • Împărţirea în mai multe tipuri de registre.